Her bygger de om for den nye arbeidshverdagen etter korona

– Det vi trenger er lokaler som både inneholder små cellekontorer til Teams og telefonmøter – og større sosiale soner for kreativitet og samhandling.

Den lange rekken med kontorpulter bortover er det mindre behov for, den er veldig 2019.

Solfrid Skilbrigt, HR direktør i Sopra Steria og Marita Valen-Sendstad, som jobber med fasilitetsstyring, har ønsket KlimaOslo velkommen opp til 25 (!) etasje i Posthuset (tidligere Postgirobygget).

IT-selskapet disponerer hele fem etasjer her, hvorav fire av dem ligger rett under hverandre.

Marita Valen-Sendstad (t.v) og Solfrid Skilbrigt har planene klare: i 25 etasje blir det utvidet resepsjon så gjestene får god plass og «drop down» soner og komfortable sofahjørner. De største rommene beholdes til kursing og workshops, mens de mindre møterommene gjøres enda mindre. – Våre internundersøkelser viser at de fleste møtene bare har 2-3 møtedeltakere.

For øyeblikket er det 22. etasje som er under renovering, og snart skal 23,24 og 25 etasje også til pers. Det er til dels store endringer som skal skje, på de 7000 kvadratmeterne selskapet har til rådighet.

Mye gjøres med gjenbruksmaterialer. Gamle møbler blir solgt unna og noen bli spart og får ny drakt. Men først og fremst legges det opp til en ny normal og ny bruk av kontoret.

Hjemmekontor og møteplasser

Valen-Sendstad ruller ut skissene og viser hvordan kontorlokalene snart vil bli seende ut.

– Dette er et område hvor vi vil akseptere endel støy. Det er et knutepunkt og servicesenter, sier hun og peker på et «torg» i midten av skissen.

– Er det noe pandemien har vist oss er det at jobben kan gjøres vel så bra fra hjemmekontor som fra jobbkontoret. Vi vet vi kan jobbe digitalt, men vi trenger også fysiske og sosiale møteplasser. Det vi må ha er effektive lokaler hvor vi kan jobbe smart sammen. Mye viktig jobb skjer i arbeidene samhandling. Det handler også om kulturbygging, forteller Skilbrigt.

IT selskapet har brukt lang tid på å finne ut hva de vil beholde og hva som må oppgraderes for å møte den nye kontorhverdagen på best mulig måte.

På en av skissene er en gul sklie tegnet inn. Den måtte vike av kostnadshensyn, mens en klatrevegg er det fortsatt mulig at realiseres.

Dette er passè…

Kaffemaskin-praten har blitt stueren

IT selskapet har hele 1800 ansatte på Oslo-kontoret, og det er like mange preferanser for hvordan en optimal arbeidshverdag og kontorløsning er skrudd sammen, som det er ansatte.

Slik skal det bli en en av de samhandlende sonene.

… og slik blir en annen del av kontoret.

Free seating innebærer en «clean desk policy», men i de åpne hyllene i bakgrunnen kan ansatte legge fra seg papirer og annet arbeidsrelatert som ikke må låses inn i private skap.

– Vi hadde planlagt å renovere lokalene våre lenge, men så brøt pandemien ut og alt ble lagt på is. De gamle skissene måtte vurderes på nytt og nye justeringer av selve disponeringen av arealet og viktigheten av gode videofasiliteter har blitt tydeligere. De ansatte ble også ytterligere involvert i prosessen, forklarer HR direktøren.

– Først måtte vi finne ut hvilke behov folk hadde. Vi gjorde en liten «walk around», altså at vi spurte folk som satt rundt i lokalene hva de jobbet med og hvorfor de hadde satt seg akkurat der, og hva som hadde vært en optimal plass. Den innsikten tok vi med oss i det videre arbeidet med arkitektene, forteller Valen-Sendstad, mens Skilbrigt skyter inn:

– Så må vi ikke glemme det sosiale aspektet. Etter 1,5 år med pandemirestriksjoner har kaffemaskin-praten blitt stueren. Det er noe vi alle trenger, og de sosiale sonene vil vi fasilitere.

Hjemmekontor eller tilpasset kontor? Eller begge deler? Sopra Steria tar grep i sine lokaler.

Næringslivets omstillingsevne

Det er flere Oslobedrifter som tenker som Sopra Steria, og vil jobbe smartere og mer fleksibelt.

Årets klimaundersøkelse blant næringslivet utført av Opinion på vegne av Klimaetaten viser at pandemien har skutt fart på digitaliseringen.

Mange bedrifter vil legge til rette for fleksible arbeidsrammer, mye fordi forutsetningene for hvordan folk ønsker at arbeidshverdagen skal struktureres har blitt endret.

Befolkningsundersøkelsen bekrefter også denne utviklingen. 35 prosent svarer at de regner med å jobbe mer hjemmefra også etter pandemien.

Smart reise

Har sykkelparkering til 400 – kun 20 parkeringsplasser til bil

Mer enn 70 prosent av de spurte bedriftene mener det i framtiden er aktuelt å erstatte reising med digitale møter. Like mange er åpne for delvis hjemmekontor. Nær halvparten ser for seg å fortsette med fleksibel arbeidstid også fremover.

Livet på Teams

– For oss var ikke dette med hjemmekontor og Teams-møter noe nytt. Vårt selskap består av mange konsulenter som ofte har jobbet hos kunder eller fra hjemmekontor. Det gjør også at vi ikke kommer til å legge føringer antall kontordager og hjemmekontordager. Det er jo i stor grad kundestyrt. Men vi vil jo gjerne at flere skal ønske å komme på kontoret. Det er jo nettopp derfor vi tilrettelegger lokalene, forteller Skilbrigt. Hun legger til at «free seating» også blir viktig i den nye normalen.

– Forhåpentligvis får vi nok mindre avlukker så de ansatte slipper å måtte booke det i forkant, smiler hun, og er glad for at selskapet er blant de heldige som har klart seg godt gjennom pandemien.

Smarte folk

Flere vil beholde nye klimavennlige vaner etter korona

For årets klimaundersøkelse, som er den femte i rekken, skiller seg markant ut fra andre år. Det gjør den ikke mindre viktig, snarere tvert imot:

– At næringslivet har vært inne i en svært krevende periode siden mars 2020, er det ingen tvil om. Noen bransjer har måttet stenge enten fullstendig eller i perioder som følge av påbud, mens andre bransjer har hatt muligheten til å snu seg rundt og har tilpasset seg gjeldende smittevernregler. En aktuell problemstilling er også hvorvidt pandemien vil bidra til varige endringer i næringslivet. Dette gjør også årets næringslivsundersøkelse ekstra viktig, sier direktør i Klimaetaten, Heidi Sørensen.

• Sjekk: Alle resultatene fra Klimaundersøkelsen i næringslivet

Økonomisk krevende år – men klima prioriteres

Sørensen synes at Sopra Steria gjør spennende grep for fremtidens kontorløsninger:

– Å gjøre lokalene optimale med soner øremerket arbeidende samhandling mens andre områder er for konsentrasjonsarbeid, virker som en gunstig løsning.

Heidi Sørensen, direktør for Klimaetaten

– Vi snakker mye om å reise mest mulig klimavennlig, men det er klart at den mest klimavennlige reisen er den vi ikke tar. Når bedrifter er fleksible på tid og sted for arbeidet, bidrar det til å jevne ut belastningen på kollektivtransporten og til at færre reiser med bil til jobb hver dag. Og ikke minst har dette betydning når vi snakker om flyreiser. Pandemien har vist at det ofte er mye mer effektivt å koble seg på et møte på Teams enn å fly fram og tilbake på dagen, så jeg er ikke overrasket over at så mange som 7 av 10 ser for seg å fortsette med dette etter pandemien. Det er også et veldig godt bidrag til å ta ned utslippene fra flyreiser.

Hvilke tiltak eller praksis fra koronaperioden vil det kunne være aktuelt for bedriften å videreføre også etter at koronarestriksjonene er lettet? Flere svar mulig. (Totalnivå, n=418)

Slik rammet pandemien næringslivet

Oslos bedrifter har blitt påvirket av situasjonen vi har vært i. Resultatene viser at over halvparten av virksomhetene i Oslo (56 prosent) oppgir at koronapandemien har påvirket bedriftens daglige drift enten i stor eller i ganske stor grad, og 35 prosent av Oslos næringsliv oppgir at det har vært økonomisk krevende i denne perioden.

40 prosent har permittert og 15 prosent har nedbemannet. 15 prosent opplyser at de har holdt stengt i lengre perioder. 19 prosent har måttet foreta endringer i forretningsmodellen som en følge av pandemien.

Smarte folk

Kjøpte el-lastesykkel – nå står firmabilen og støver

Likevel viser undersøkelsen også at det er noen lyspunkter: 2 av 10 har hatt økonomisk vekst i kjernevirksomheten, og 16 prosent har fått nye forretningsmuligheter. Undersøkelsen viser også at flere bedrifter har gjennomført klimatiltak

– Det viser at bildet av et næringsliv med brukket rygg ikke er svart-hvitt. Bare 10 prosent oppgir at korona har hindret gjennomføring av planlagte klimatiltak, noe som forteller oss at klimaarbeidet er viktig for bedriftene, og ikke bare noe de pynter seg med, forteller Sørensen.

Les flere spennende funn fra årets klimaundersøkelse her!